学生档案管理包括入学档案管理、学籍档案管理、毕业生档案管理、遗留档案管理。
一、学生入学档案管理
（一）档案内容
1、统招专科生档案：高中毕业生登记表、高考报名登记表、体检表、志愿表。
2、对口专科生档案：中专段毕业生档案、对口考试报名登记表、体检表、志愿表。
3、五年制专科：入学年度招生考生登记表。
4、技工学生档案:重新建档。
（二）档案收集
1、新生报到后将自带的考生档案统一交给所在系班主任。班主任应检查档案是否密封(如未密封，应检查其中内容是否完整，并做记录告知学生)。各系于10月底将收集的学生原始档案以班为单位附名单(按学号排序)后交学生处，档案材料不齐全或缺失的均要在名单上注明。
2、五年制学生入学档案由招生办完善后以班为单位附名单排序后于10月底前交学生处。
3、技工学生入学后各系统一到学生处领取档案袋进行建档。
（三）档案管理：统招专科学生（含对口专科学生）、五年制专科学生原始档案（即考生档案）由学生处负责保存，技工学生无原始档案由各系负债重新建档，毕业后交学生处统一归档。
二、学生在校档案管理
学生在校学习期间应该归档的材料：统招专科学生、五年制高职学生档案包括学籍登记表（包含学年鉴定）、毕业生登记表、总成绩单、实习鉴定表、获校级以上奖励证书复印件、获国家奖助学金申请表、学生违纪处理材料，如有休学、复学情况的学生档案内应放休学复学审批表。技工学生档案包括学籍登记表（包含学年鉴定）、总成绩单、实习鉴定表、技术等级鉴定表、奖励证书复印件、学生违纪处理材料。
1、学生在校档案的初建：
（1）档案袋：各系在每年11月到学生处领取空白档案袋，并按要求真实填写。在档案袋上填写新生的系、专业、姓名、性别、年级、籍贯、学制、学号等基本信息，按学号顺序编号排序，在校期间统一由各系保管存放。
（2）学籍登记表（学年鉴定表）：新生入学后一个月内，各系到学生处领取学籍登记表组织学生填写个人相关信息，同时，班主任按年度对学生进行学年鉴定，学年鉴定应包含学生个人情况、学习情况、奖惩情况等，系意见由各系组织人员填写。填表日期为入学年的9月30日，学年鉴定日期为每年3月10日。按要求填写完毕后在校期间各系统一由各系保管存放，毕业后交学生处按流程进行审核签署学校意见并加盖公章。
（3）其他相关材料：学生在校期间学籍异动及奖惩材料，应及时存入个人档案内，内容应真实完整。
2、相关要求：
（1）各系学籍管理由本系学生科具体负责，定期整理档案，按年级、班级分门别类存放。学生转系、转专业、休学、复学时，根据学生办理的相应手续及时将学籍异动学生的档案放至异动后的年级、班级。
（2）各类材料必须一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，归档材料必须完整、规范，文字清楚，对象明确，材料真实，由承办部门署名并注明形成材料时间。除电传材料须复印存档外，一般不得用复印件代替原件。
（3）各类档案材料中学生鉴定都要求从德、智、体及综合能力素质方面全面评价，认真填写。档案材料中公司(全称)、系（全称）、专业(全称)、学号（按照学校统一要求编排）、姓名（与审批表和身份证名字一致）、学制用阿拉伯数字。
